Dijital Arşiv Sistemi

Buradasınız

Dijital Arşiv Sistemi, belgelerin kâğıtsız ortamda yönetimi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Burada temel unsurlar belgelerdir. Dolayısıyla belgeye özellik kazandırılarak belgenin yapılandırılması gerekmektedir. Belgenin yapılandırılması, belge içeriğine bağlı olarak tiplenmesi ve erişim noktaları olabilecek veriler (proje adı, proje kodu, ilçe, pafta, ada, parsel, sayı, karar, karar no vb.) elde ederek bu verilerden bir veri bankası oluşturulmasıdır.

  • Belgelere ulaşım süresi en aza iner,
  • İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanır,
  • Belgelerin aslına ulaşmaya gerek kalmaz ve belge yıpranmaları önlenir,
  • Bu sistem ile varlığını bile unuttuğunuz belgelerin gün ışığına çıkarılması çok az kısa bir sürede gerçekleşir,
  • Aynı belgeye aynı anda birden çok kişinin erişim imkânı sağlanır,
  • Bilgi paylaşımı ve kurumsal verimlilik artar.

Dijital Arşiv Sistemi Amacı

Bilginin çoklu kullanımına imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanımını sağlamak,

  • Çalışmalarda kullanılan/kullanılacak olan tüm belgeleri kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilir, güncellenebilir ve paylaşılır hâlde bulabilmek,
  • Belgelerin kâğıda basımı, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ve her türlü belgenin gelecek nesillere sağlıklı bir şekilde aktarılması temel amaçlar arasında yer alır.

Belgelerin Taramaya Hazırlanması

Zımba, ataş gibi makinelere zarar verecek malzemeler temizlenir; taranmayacak belgeler ayrıştırılır ve taranacak belgeler tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzeltilir.

Tarama

Düzenleme işleminden sonra belgeler, tarayıcılar ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.

Görüntü İyileştirme

Bu aşamada sayısallaştırılan görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır.

İndeksleme;

Belgelere erişim için belge türü, numarası, tarihi, sayısı ve belgenin ait olduğu dosya gibi bilgiler alınır.

Kontrol işlemi

Belgelerin taranması ve indekslenmesi aşamasında işin eksiksiz bir şekilde tamamlanmasına özen gösterilmelidir. Belgeye erişimin temel dayanağı bilginin doğru girilmesidir.

Günlük kontrollerle eksik işler takip edilmeli ve işin her aşamasında kalite kontrolü yapılmalıdır.

Aktarma

Tarama işleminden geçen ve indekslenmesi tamamlanan veriler, Dijital Arşiv Otomasyonuna aktarılır.